Скрытые возможности 1С:Документооборот для крупного и среднего бизнеса
Классическая роль системы электронного документооборота (СЭД) заключается в регистрации и поиске документов, исполнении и контроле поручений, согласовании и подписании проектов документов.
Расширенная роль СЭД в современной организации
Возможности 1С:Документооборот в инфраструктуре современной организации гораздо шире. Систему также стоит рассматривать, как:
- центральный узел информационного пространства организации;
- коммуникационный центр;
- средство обмена документами с внешними организациями.
Именно эти возможности 1С:Документооборот мы предложили задействовать для решения возникшей проблемы, когда к нам за помощью обратились представители крупного оборонного предприятия.
Особенности документооборота на оборонных предприятиях
Одна из особенностей оборонных предприятий — это работа в закрытом контуре. Системам запрещен выход в открытый доступ в связи с требованиями безопасности и секретности. Обычно такие предприятия имеют:
- внутренний, полностью закрытый контур, например, для обмена бухгалтерскими документами;
- внешний, защищенный, для взаимодействия с другими системами.
Настройка электронного документооборота во внутреннем и внешнем контуре
Для эффективной работы внутреннего и внешнего контура в программе 1C мы настроили электронный документооборот (ЭДО). Это позволяет создавать документы внутри системы, передавать их по операционным механизмам на согласование, там же ставить электронную подпись и сразу оформлять.
Система полностью автоматизирована и фиксирует всю связанную с документом информацию, исключая риск ее потери при переходе из контура в контур.
Отраслевой опыт компании «СофтЭксперт»
- с оптовыми поставщиками бытовой техники и IT-оборудования;
- с производителями газового оборудования;
- с агрохолдингами;
- с металлообрабатывающими предприятиями;
- с фармацевтическими предприятиями;
- с оборонными предприятиями;
- с компаниями из сферы услуг.
Ниже рассказываем, как система ЭДО применяется в этих отраслях.
Документооборот как центральный узел информационного пространства
В любой крупной организации, группе компаний, промышленном предприятии действует несколько информационных систем. Это бухгалтерия, кадровая система, ERP и прочие программные продукты, которые требуются конкурентоспособному бизнесу. В то же время документы объединяют различные вопросы деятельности, структурные подразделения и бизнес-процессы.
Система 1С:Документооборот не только переводит документопотоки в электронный вид, но и обладает встроенным веб-сервисом, позволяющим интегрироваться и обмениваться информацией с любыми другими системами. С рядом продуктов 1С (например, 1С:ЗУП, 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия) есть, так называемая, бесшовная интеграция, совмещающая возможности нескольких программных продуктов в рамках одного пользовательского интерфейса.
Документооборот как коммуникационный центр
1С:Документооборот — это система, к которой имеет доступ большая часть сотрудников любой организации. В ней фиксируют выполнение задач по документам, проводят мероприятия, пользователи ищут доступные им документы.
Все чаще систему используют как коммуникационный центр. Особенно это актуально в условиях удаленной работы.
- оперативно собрать онлайн-конференцию прямо в системе документооборота без привлечения других программных продуктов;
- использовать форум и чат для общения в разрезе конкретных документов (например, обсудить согласующийся договор);
- работать с мобильными клиентами, что крайне удобно во время командировок.
Мобильный клиент позволит руководителю проконтролировать исполнение задач, дать поручение, согласовать важный документ.
Документооборот как средство обмена документами с внешними организациями
Именно в системе документооборота регистрируется вся входящая и исходящая корреспонденция организации. Система функционально отвечает за общение предприятия с другими организациями. Документы регистрируются независимо от канала поступления:
- бумажные документы;
- электронная почта;
- канал ЭДО.
Например, оборонные предприятия применяют специализированные средства защиты и также регистрируют в 1С:Документооборот поступающую по электронным каналам документацию.
Контрагент моментально получает договор, направленный по каналу ЭДО. За счет скорости обмена информацией, предприятие получает значительное преимущество и эффективность бизнеса возрастает.
Заключение
Разумеется, все указанные плюсы работают вместе. Полученный по ЭДО документ попадает в учетные системы за счет интеграционных модулей, а коммуникационный центр обеспечивает эффективную коллективную работу.
