5 шагов к идеальному порядку в документах организации
Налоговая приехала с выездной проверкой, а вы потеряли товарные накладные двухмесячной давности? Сотрудник уже упаковал чемодан, а директор все еще не согласовал приказ об отпуске своего подчиненного, хотя установленные сроки уже прошли? На архивный шкаф пролилась вода из цветочного горшка, и документы стали нечитабельны? Все это – последствия неправильной организации хранения документов на предприятии.
Сегодня поговорим о том, как внедрение «1С: Документооборот» поможет организации обеспечить порядок в бумагах вне зависимости от величины архива и количества сотрудников на предприятии.
Организация правильного хранения документов
Использовать шкафы, классификаторы и картонные папки – это хорошо. Внедрить на предприятии автоматизированную систему учета документов «1С: Документооборот» – еще лучше. Самое важное – организовать хранение таким образом, чтобы нужный документ можно было легко найти. Договоры следует отделить от чеков, а сметы – от входящих писем. Если работа архива отлажена правильно, то при необходимости можно быстро подтвердить платеж, предоставить справки и выдать клиенту или сотруднику нужные бумаги. Время на поиск будет сэкономлено, и его можно потратить на решение других рабочих задач.
Чтобы правильно организовать хранение всех бумаг на предприятии, рекомендуем ознакомиться со следующими документами:
- Приказ Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»;
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Если следовать всем инструкциям, указанным в этих нормативных актах, то можно снизить вероятность возникновения у государства претензий к работе вашей организации.
Избавляться от лишних документов
Если собирать в архив все бумаги, которые только есть в организации, то придется арендовать отдельные площади для шкафов и серверов. Компании станут заложниками собственного документооборота и не смогут сфокусироваться на решении рабочих задач.
Законодатели облегчили работу как компаниям, так и делопроизводителям на местах: они определили сроки хранения для документов различных типов и опубликовали их в Приказе Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». В этом документе все бумаги сгруппированы по направлениям управленческой деятельности и срокам хранения.
Проведите проверку своего архива – велика вероятность, что его можно освободить от половины устаревших бумаг. У пользователей «1С:Документооборот» есть возможность сделать это с минимальными временными затратами.
Вести учет документов
Организовать хранение документов нужно так, чтобы в случае необходимости можно было без труда найти нужную бумагу – оригинал договора, выписку со счета и т.д. Неопытные сотрудники архивов могут не знать все тонкости ведения номенклатуры дел, и из-за этого допускать ошибки:
- Приказ Федерального архивного агентства от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»;
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Для того, чтобы учет документов велся корректно и оперативно, рекомендует использовать подходящее ПО. «1С:Документооборот» – это способ систематизировать все процессы по учету документов, ускорить их обработку и обеспечить хранение как отдельных документов, так и сформированных дел компании в полном порядке..
Дела – это собранные в одну группу документы, объединенные общей темой приказы о назначении, справки о доходах, счета-фактуры и т.д. Документы из одной группы нельзя объединять с документами из другой даже в том случае, когда они касаются одного и того же контрагента. Аналогично и со сроками хранения: под одну обложку помещаются бумаги, которые нужно хранить одинаковое количество месяцев или лет.
Вести архив электронных документов
На большинстве предприятий системы автоматизации решили основную часть рабочих задач делопроизводителей, сотрудников архивов, кадровиков и бухгалтерии. Но не всегда у компании есть единый электронный архив. Чаще всего документы разрозненно хранятся в разных системах, которые не взаимосвязаны между собой. Например, бумаги из «1С: Бухгалтерии» не синхронизированы с другими системами. На их поиск и актуализацию может уйти много времени.
Сделать работу всей организации более эффективной способен единый архив электронных документов, в котором собраны все актуальные версии бумаг из внутренних подсистем. У каждого сотрудника с соответствующими правами будет доступ к актуальной и достоверной информации, и ее не придется собирать по кусочкам. Более того, в подобных архивах документы хранятся по всем требованиям законодательства.
Внедрение и сопровождение «1С: Документооборот»
Правильная настройка «1С: Документооборот» и его интеграция в работу всего предприятия – это возможность навести порядок в отдельных бумагах и делах, а также вести учет всех документов в строгом соответствии с требованиями российского законодательства.
Внедрение системы «1С: Документооборот» рекомендуем заказывать у надежного и проверенного партнера компании 1С, обладающего релевантным опытом настройки ПО, его сопровождения и поддержки. ГК «СофтЭксперт» занимается поставкой готовых и разработкой индивидуальных функциональных решений для бизнесов из разных отраслей и владеет компетенциями, необходимыми для внедрения систем документооборота на предприятиях любого масштаба.
