Переход с полностью бумажного на электронный документооборот для крупных предприятий всегда сопряжен с рисками, так как нужно учесть множество нюансов и обучить большое число сотрудников.
Кейс «Туламашзавода» показывает, что при наличии четких регламентов и правильной команды даже такой масштабный проект, как внедрение СЭД для предприятия с 40 структурными подразделениями можно осуществить всего за 5 месяцев.
АК «Туламашзавод» — крупное машиностроительное предприятие, которое производит гражданскую продукцию широкого профиля (малокубатурные универсальные дизели, дизель-генераторные установки, дизель-насосные агрегаты, мобильные пожарные установки и др.).
В 2009 году предприятие получило «Благодарность Президента РФ за большой вклад в развитие отечественного машиностроения и достигнутые трудовые успехи».
Переход с бумажного документооборота на электронный с учетом современных требований к предприятиям и продолжающейся цифровизации экономики стал классикой внедрений. Однако в каждом бизнесе и на каждом производстве есть свои особенности, которые определяют последовательность внедрения, настройки и доработки типовой конфигурации, методы настройки обменов для интеграции информационной системы в существующую ИТ-инфраструктуру. Для «Туламашзавода» такой особенностью стали сами масштабы предприятия.
На заводе работает более 3500 сотрудников, а протяженность его территории порядка 2 км, поэтому объемы документооборота были колоссальными. Для его обслуживания на предприятии выделили специальный транспорт, который по утрам развозил из канцелярии пачки бумажных документов. Обеспечивать, контролировать и хранить весь этот объем документов было долго, сложно и дорого.
Оценив ситуацию, руководство завода приняло решение о внедрении системы электронного документооборота, чтобы:
Большим преимуществом для внедрения СЭД стало наличие у заказчика грамотно составленных и отработанных годами регламентов, что позволило сэкономить время на подготовительном этапе проекта.
Для реализации задач заказчика мы выбрали «1С:Документооборот 8 КОРП», так как в ИТ-инфраструктуре предприятия уже используются программные продукты «1С», а функциональные возможности типовой конфигурации закрывают требования заказчика к информационной системе.
Цель проекта — создание автоматизированной системы управления документацией для повышения эффективности информационного и документационного обеспечения управления предприятием.
В рамках подготовки к внедрению системы внутреннего электронного документооборота мы провели комплексное обследование системы и написали развернутое техническое задание, которое учитывало функциональные требования заказчика, действующие регламенты, а также рекомендации по унификации и упрощению некоторых процессов
Для эффективного взаимодействия и оперативного решения вопросов со стороны заказчика была сформирована команда из начальника отдела ОДиИ, начальника бюро разработки ИИС отдела информационных технологий и штатного программиста 1С. С нашей стороны в реализации проекта были задействованы руководитель проекта, два программиста и два системных аналитика, что позволило за 5 месяцев со всеми согласованиями и обучением сотрудников настроить и запустить в работу СЭД.
Работа со справочниками на базе 1С:MDMСоздание централизованной справочной системы является краеугольным камнем СЭД, особенно в тех случаях, когда переход осуществляется полностью с бумаги. Пока у вас нет единой системы НСИ, нет смысла настраивать другие элементы СЭД. Мы предложили использовать возможности 1С:MDM, которая уже была у заказчика, и настроить прямой обмен данными с «1С:Документооборот».
На базе 1С:MDM мы создали и обогатили реквизитами справочники «Сотрудники», «Подразделения», «Контрагенты», «Физические лица», аналогичные справочникам в «1С:Документооборот». Часть работы была связана с доработкой системы и добавлением дополнительных полей, которые отсутствовали в типовой конфигурации, но были важны для документооборота заказчика.
Организация работы с входящей и исходящей корреспонденцией
Настройка работы с входящей и исходящей корреспонденцией
является базовой задачей при переходе с бумаги на электронный
документооборот.
Из особенностей данного внедрения можно отметить наличие во
входящих документах обращений граждан, для работы с которыми мы
создали отдельный модуль, и большое число внутренней
организационно-распорядительной документации. В рамках этой
задачи мы:
Для автоматизации функций делопроизводства, учета и контроля исполнения поручений потребовалось создать новые печатные формы (отчет «Сведения по исполнению ОРД подразделениями», сведения по ОРД со скором исполнения на определенную дату, образец вывода на печать поступившей задачи).
Модуль для обращения гражданОдной из особенностей реализации данного проекта является создание модуля для обращения граждан. В процессе предпроектного обследования выяснилось, что на завод часто обращаются действующие и бывшие сотрудники, чтобы получить выписки, выплаты и разные документы. Учитывая масштаб предприятия, обращения составляли существенную часть документооборота.
В функционале программы «1С:Документооборот государственного учреждения» это был бы стандартный модуль, но в случае с «1С:Документооборот КОРП» потребовалось специально для заказчика создать во входящей документации отдельную карточку.
Авторский надзорОпытно-промышленная эксплуатация предполагает не только корректировку настроек и устранение недочетов при необходимости, но и обучение пользователей. Переход с бумажного на электронный документооборот даже с учетом четких регламентов — это большой стресс для сотрудников. Для нас было критически важно убедиться, что документы движутся по настроенным маршрутам.
Внедрение системы электронного документооборота на «Туламашзавод» осуществлено во втором-третьем кварталах 2024 года. Сотрудники «СофтЭксперт» автоматизировали делопроизводство в части работы с корреспонденцией и ОРД, учет и контроль поручений вышестоящего руководства и руководителей подразделений.
Автоматизировано 280 рабочих мест в 40 структурных подразделениях предприятия. Благодаря переходу с бумажного на электронный документооборот:
На момент публикации кейса сотрудничество с клиентом продолжается. Планируется развитие системы в части создания электронного архива.
Назад
