Внедрение СЭД и автоматизация студенческого МФЦ в ТГПУ им. Л.Н. Толстого

В одном из крупнейших вузов Тулы специалисты «СофтЭксперт» внедрили «1С:Документооборот государственного учреждения, чтобы автоматизировать связанные с подготовкой документов бизнес-процессы и сделать СЭД частью единой информационной системы. Важной частью проекта стала разработка личного кабинета студента и настройка форм для студенческого МФЦ.

О клиенте

ФБГОУ ВО «Тульский государственный педагогический университет им. Л.Н. Толстого» (ТГПУ им. Л.Н. Толстого), основанный в 1938 году, является одним из лидирующих учреждений высшего образования в Тульской области. В вузе 9 факультетов и 4 института, 24 кафедры, 6 научных центров, 8 научно-исследовательских лабораторий и лицей. В университете работает около тысячи преподавателей и обучаются более 7000 студентов.

Ситуация до старта проекта

С 2022 года в университете началась реализация проекта по созданию единого информационного контура на базе решений «1С». Стимулом к началу стал общий процесс информатизации образования в стране, а также новые стандарты и требования законодательства к ПО в образовательных учреждениях.

На первом этапе мы внедрили и доработали «1С:Университет ПРОФ» для управления основной деятельностью университета, в тестовом режиме провели первую приемную компанию с использованием программ «1С» и вручную перенесли из авторского ПО более 200 000 исторических записей с личными данными студентов, договорами, информацией об успеваемости.

Далее мы развернули подсистемы по учету контингента и расчету стипендий, доработали модуль «Портал вуза» для создания личного кабинета студента, провели первый выпуск студентов и вторую приемную компанию. Следующий шаг в развитии единой информационной системы вуза — переход на «1С:Документооборот государственного учреждения».

С помощью «1С:Документооборот государственного учреждения» руководство университета хотело:

полностью перейти электронный документооборот, исключив из внутреннего оборота бумажные документы;
ускорить обмен информацией с возможностью контроля исполнительской дисциплины;
упростить хранение документов в архиве и сократить расходы на его содержание;
ускорить обработку обращений и оказание услуг студентам в «Студенческом многофункциональном центре».

«1С:Документооборот государственного учреждения» легко интегрируется с другими программными продуктами «1С» и обладает востребованным функционалом из коробки, что ускоряет внедрение и сокращает расходы для заказчика. В частности, руководство университета заинтересовали модули работы с мероприятиями, бронирования помещений, календарь и форум, которые мы также включили в план настройки в техническом задании.

Цель и задачи

Цель проекта — переход с СЭД «ДЕЛО» на «1С:Документооборот государственного учреждения» с настройкой интеграции с «1С:Университет ПРОФ» и автоматизацией студенческого МФЦ.

Задачи:

1 Создать единое информационное пространство вуза и площадку для коммуникации на базе СЭД.
2 Полностью перейти на электронный документооборот и создать цифровой архив документов.
3 Обеспечить работу с применением мобильных решений для ректора и проректоров.
4 Создать на базе платформы «1С» студенческий МФЦ (оказание электронных услуг для студентов).

Реализация проекта

Создание в государственном университете системы электронного документооборота имеет свои особенности.

1 Регламентированный документооборот с большим числом маршрутов и заданных условий.
После аудита системы и интервью с пользователями мы формализовали, оптимизировали и полностью перевели в электронный вид более 100 бизнес-процессов.
2 Высокая нагрузка на систему документооборота.
В техническом задании на автоматизацию было прописано более 150 видов документов, а в первые две недели промышленной эксплуатации была создана и зарегистрирована 1000 документов, по ним выполнено 8600 задач.
3 Быстрая адаптация пользователей к системе.
Работники вуза используют максимум возможностей программы, быстро дают конструктивную обратную связь, поэтому мы всего за 4 месяца внедрили СЭД и автоматизировали работу студенческого МФЦ.

Программный продукт интегрирован в единую информационную систему на платформе «1С:Предприятие». Для работы блока «Студенческий МФЦ» настроен обмен с «1С:Университет ПРОФ» и модулем «Портал вуза», на котором реализован личный кабинет студента.

Концептуальная схема обмена между элементами системы.

Студенческий МФЦ

Руководство ТГПУ им. Л.Н. Толстого активно поддерживает тренд на развитие цифровых услуг, поэтому важной задачей стала разработка блока для автоматизации «Студенческого многофункционального центра». В МФЦ университета ежедневно поступает 50–250 заявок от студентов, которые трудозатратно обрабатывать вручную. В пиковые моменты загрузки сроки выполнения заявок увеличиваются, возрастает риск ошибок, связанных с человеческим фактором.

Специалисты отдела внедрения СЭД и отдела веб-разработки «СофтЭксперт» доработали интерфейс личного кабинета студента и создали 27 форм документов, с помощью которых обучающиеся университета могут в удобное время дистанционно отправить обращение и получить документы (в электронном или бумажном виде).

Какие документы можно оформить в студенческом МФЦ

Заявления о переводе (4 вида обращений).

Справки и выписки (7 видов обращений).

Заявки на выдачу оригиналов и копий документов (7 видов обращений).

Заявления об операциях с договорами, доп. соглашениями, справками об оплате (8 видов обращений).

Согласие на обработку персональных данных.

Итоги внедрения

За 4 месяца реализации проекта в «Тульском государственном педагогическом университет им. Л.Н. Толстого» автоматизировано 300 рабочих мест в 70 структурных подразделениях, оптимизировано более 100 бизнес-процессов, разработано более 150 видов документов, включая 27 форм для «Студенческого многофункционального центра». Данное внедрение завершило основной процесс перехода на платформу программных продуктов «1С» в ТГПУ им. Л.Н. Толстого.

В рамках реализации проекта внедрения мы в полном объеме перенесли документы из использовавшейся ранее системы электронного документооборота стороннего разработчика и настроили дополнительные блоки — «Мероприятия и бронирование помещений» и «Форум» (оперативный обмен мнениями и обсуждение документов онлайн). Выполнена интеграция с порталом ССТУ.РФ для регистрации обращений граждан.

Автоматизация документооборота университета и, в частности, студенческого МФЦ позволила:

ускорить и упростить взаимодействие администрации вуза с преподавателями и студентами;

систематизировать бизнес-процессы и работу с документами, улучшить контроль исполнения задач;

сократить расходы на управление потоками документов в организации (бумагу, печать, почтовые услуги и др.);

упростить хранение бумажных документов за счет создания оперативного электронного архива;

внедрить простую и квалифицированную электронную подпись для 90% документов;

снизить трудозатраты сотрудников и одновременно повысить скорость и качество обработки информации с помощью мобильных технологий;

повысить мобильность оказания услуг студентам, обращающимся в студенческий МФЦ.

На 2025 год у руководства университета и команды «СофтЭксперт» есть совместные планы по развитию информационной системы. В частности, автоматизация дополнительного образования, расширение деятельности вуза в рамках образовательных программ СПО, расширение оказания услуг студенческого МФЦ, автоматизация расчета рейтинговых показателей сотрудников вуза, внедрение мониторинга («1С:Аналитика»).

Назад Следующий кейс