Внедрение 1С:Документооборот

Внедрение системы «1С:Документооборот 8. КОРП» в АО «Альфа-Прибор»

Команда специалистов «СофтЭксперт» автоматизировала работу с информационно справочными документами, договорной документацией и блоком проектного учета для компании-поставщика готовых отраслевых решений в сфере обеспечения безопасности на различных объектах.

Клиент

АО «АЛЬФА-ПРИБОР» – головной исполнитель НИОКР, разработчик и поставщик комплексных систем безопасности, контроля доступа, видеонаблюдения, систем автоматизации техпроцессов на Ж/Д транспорте, а также изготовитель опорных конструкций и медицинского оборудования. Предприятие ориентировано на работу с госструктурами и компаниями, предъявляющими высокие требования к качеству продукции, технологиям ее производства, а также организации выполнения работ на объектах.

Ситуация до начала проекта

Нет системы работы с документацией. Сотрудники хранили информацию о заявках, сроках и служебных записках в обычных офисных приложениях. Сведения не актуализировались, наблюдались проблемы с исполнительской дисциплиной.
Недостаточно функциональное ПО. До внедрения «1С:Документооборот 8. КОРП» клиент использовал MS Project для проектного учета, но данное ПО позволяло только планировать задачи. Техническая возможность пересылать задачи исполнителю и корректировать сроки их выполнения в нем не предусмотрена.
Сложный процесс согласования. Специфика бизнеса клиента подразумевает согласование одного документа с 5–20 ответственными лицами. Необходимо посещать каждого лично, чтобы получить подпись.

Цель и задачи

Цель проекта — автоматизация процессов работы с документами, формирование эффективного управления проектной деятельностью предприятия, а также обеспечение сохранности информации.

Задачи:

обеспечение полноты, достоверности, своевременности и непротиворечивости информации, требуемой для целей управления и обеспечения хозяйственной деятельности клиента;

реинжиниринг, унификация и регламентация бизнес-процессов, связанных с переходом на СЭД, автоматизация механизма их выполнения и контроля;

сокращение времени, затрачиваемого на подготовку документов, их согласование и утверждение;

формирование планов работ (проектов) предприятия, управление, контроль их выполнения, ведение аналитической отчетности по проектным задачам.

учет данных в разрезе проектов;

сокращение бумажного документооборота, снижение расходов на бумагу, печать, канцелярские принадлежности и т.п. Исключение бумажных документов (служебных записок) из внутреннего оборота предприятия.

Реализация проекта

Работа с госконтрактами требует четкого соблюдения сроков: малейшая просрочка может повлечь за собой выплату неустойки, возникновение проблем с репутацией и отказ заказчика работать с компанией в будущем. Система «1С:Документооборот 8. КОРП» в данном случае полностью отвечает потребностям клиента: в ней можно запланированно и в режиме реального времени ставить задачи и актуализировать сроки по ним, а также контролировать исполнительскую дисциплину.

По желанию заказчика внедрение было разделено на блоки, которые реализовывались последовательно. Такая схема работы позволила поэтапно, без лишней нагрузки на сотрудников предприятия, отладить текущие бизнес-процессы и легко ввести систему в промышленную эксплуатацию.

В первую очередь мы внедрили блок «Договоры», т.к. данная часть работы предприятия заказчика является наиболее критичной и необходима для сотрудников большинства подразделений предприятия. В результате удалось упростить адаптацию персонала к новому ПО и ускорить начало использования результатов внедрения всей системы «1С:Документооборот 8. КОРП».

Этапы проекта

Интервью с ключевыми пользователями и подготовка протокола обследования
Выявление проблемных мест в процессе согласования.

Общая настройка системы
Настройка видов документов, прав доступа, папок внутренних документов, пользователей и ролей.

Внедрение и доработка блока проектного учета
Настройка видов и карточек проектов, прав доступа к проектам, шаблонов процессов обработки проектов.

Внедрение блоков договоров и служебных записок
Настройка видов, прав доступа, нумераторов и шаблонов процессов обработки документов.

Проведение обучения пользователей
Обучение инициаторов договоров, администраторов системы, разработка инструкций для пользователей.

Опытная эксплуатация
Авторский надзор в период опытной эксплуатации.

Функциональная архитектура

Автоматизация работы с информационно справочными документами, договорной документацией, блоком проектного учета.

Автоматизированные функции:

делопроизводство;
учет и хранение документов;
учет и контроль исполнения поручений;
учет рабочего времени;
учет договоров.

Итоги внедрения

Систематизирована работа с документами, минимизирован риск утери оригиналов.

Сокращено время на подготовку, согласование, подписание и исполнение документов.

Организовано структурированное хранение и управление документами.

Настроен оперативный доступ к информации в соответствии с предоставленным перечнем сотрудников, имеющими соответствующие права.

Повышен уровень защиты информации за счет разграничения прав доступа к документам.

Повышена исполнительская дисциплина сотрудников.

Повышен уровень защиты информации за счет разграничения прав доступа к документам.

Появилась возможность планировать исполнение проектных задач с последующим анализом и вести учет трудозатрат по проектам.

Повышена скорость принятия управленческих решений.

Одно из главных преимуществ внедрения системы «1С:Документооборот 8. КОРП» – отказ от использования бумаги для согласования служебных записок. Это избавило клиента от значительного объема расходов на офисную бумагу в период ее резкого подорожания (внедрение проводилось в 2022 году), а также позволило освободить личное время сотрудников.

За счет возможности гибкой настройки прав доступа к объектам системы удалось повысить информационную безопасность на предприятии, а также оптимизировать работу пользователей, скрывая множество лишней информации, оставляя только самое необходимое.

Экономический эффект внедрения

10%

снижение канцелярских расходов

20%

рост показателей эффективности работы сотрудников

Индивидуальный подход к специфике каждого клиента позволяет нам адаптировать программные продукты 1С так, чтобы удовлетворить все потребности бизнеса. Сократить расходы, повысить эффективность работы персонала, ускорить бизнес-процессы — все это возможно, если внедрением занимаются опытные специалисты.

Назад Следующий кейс