Внедрение современного документооборота для «Президент-Отеля»

Специалисты «СофтЭксперт» заменили устаревшую систему документооборота в отеле, который тесно сотрудничает с представителями государственной власти. Внедрение «1С:Документооборот» позволило ускорить работу за счет автоматизации бизнес-процессов, сделать контроль за исполнительской дисциплиной прозрачнее для руководителей, а также сократить количество ошибок из-за возможного человеческого фактора.

Цель и задачи

Гостиница «Президент-Отель» — одна из крупнейших гостиниц Москвы, которая является частью системы обеспечения деятельности высших органов государственной власти. Здесь проводят встреч глав государств и правительств, международных форумов, конгрессов, конференций, мероприятий представителей политических организаций, бизнеса, культуры, искусства и спорта.

Инфраструктура гостиницы включает:

20 залов вместимостью от 10 до 500 человек;
206 номеров различных категорий (стандарт, делюкс, полулюкс и люкс);
ресторан «Якиманка» и лобби-бар «Аврора»;
оздоровительный центр с бассейном, 2 саунами и тренажерным залом.

Ситуация до начала проекта

В гостинице уже использовали систему электронного документооборота, однако ее функциональных возможностей перестало хватать. В частности, клиент обозначил потребность в мобильном приложении для работы с входящей и исходящей документацией.
Кроме настройки стандартных процессов движения документов, требовалось настроить возможность работы с письмами непосредственно в «1С:Документообороте государственного учреждения 8» при помощи полноценного почтового клиента. При этом письма должны фиксироваться в системе как документы.

Цель и задачи

Цель — автоматизация учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины.

Задачи:

настройка учета и регистрации входящей и исходящей корреспонденции, в том числе поступающей и отправленной по электронной почте, с автоматической генерацией сквозных регистрационных номеров по настроенным правилам;

настройка просмотра, редактирования и контроля версий документов в приложениях, установленных на локальных компьютерах пользователей;

настройка автоматически заполняемых шаблонов файлов и документов;

организация хранения внутренних документов и файлов в структуре папок с учетом прав доступа;

настройка штрихкодирования для быстрого поиска учетных карточек документов и для автоматического прикрепления файлов к документам при потоковом сканировании.

Реализация проекта

Так как в планах у заказчика была интеграция документооборота с бухгалтерией, мы предложили реализовать проект на базе «1С:Документооборот государственного учреждения». Важной особенностью проекта было то, что все задачи необходимо было реализовать на основе типового функционала, без программных доработок, чтобы систему было проще поддерживать и обновлять самостоятельно.

Далее провели исследование, запросив данные о том, какие виды документов используются, как они передвигаются в системе (кто согласовывает, кто рассматривает, кто и какие права доступа имеет). Это позволило составить максимально точные и подробные протоколы, на основании которых в дальнейшем велась настройка входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.

Выполненные задачи на базе «1С:Документооборот государственного учреждения 8»:

работа с документами любых типов, поддержка учета входящих и исходящих документов, обращений граждан, организационно-распорядительных, информационно-справочных и прочих внутренних документов;

ведение учета и регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе поступающей и отправляемой по электронной почте, с автоматической генерацией сквозных регистрационных номеров по настроенным правилам;

возможность настройки и использования автоматически заполняемых шаблонов файлов и документов (наименование, автор, дата создания, сумма договора, реквизиты контрагента) с присоединением и заполнением всех указанных в шаблоне файлов;

возможность вывода на печать регистрационного штампа документа, который содержит название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод (на отдельном листе и поверх титульного листа бумажного документа);

возможность использования сертифицированных механизмов ЭП для подписания и шифрования документов и файлов.

Кроме того, система документооборота содержит механизм управления мероприятиями (совещания, собрания, обсуждения, заседания и проч.), с помощью которого можно организовывать, учитывать и анализировать мероприятия внутри организации, а также создавать протокол мероприятия и фиксировать исполнение решений протокола.

Работа пользователей также в обязательном порядке протоколируется, внутри ведется учет рабочего времени для принятия управленческих решений руководителем. При этом для руководителя настроен рабочий стол, чтобы быстро решать типовые задачи по согласованию, утверждению, рассмотрению и контролю текущих задач, в том числе с использованием планшета.

Результат

В процессе внедрения произведена общая настройка базы данных СЭД, настроена структура организации, созданы пользователи, настроены пользовательские роли.
Изначально хранение файлов было настроено в папках по разным типам документов, но после внедрения решено было упростить эту систему для удобства работы.

Произведена первичная настройка базы данных, настроены базовые права пользователей для работы. По предоставленным спискам от заказчика заполнен справочник «Пользователи».

Разработаны правила настройки СЭД для модулей

«Входящая и исходящая корреспонденция. Контроль исполнительской дисциплины»;
«Внутренняя корреспонденция».

Созданы и настроены виды документов, созданы и настроены связи, составлены и подписаны протоколы информационного обследования.

Одной из особенностей проекта стало то, что администраторы прошли комплексное обучение с тестированием и практикой, после чего им были вручены сертификаты от «1С», подтверждающую их квалификацию как специалистов.

Внедрение электронного документооборота необходимо в организациях даже с оборотом до 100 комплектов, так как с его помощью можно быстро и без ошибок заполнять большие комплекты документов. Снижение механической нагрузки на сотрудников позволит эффективнее использовать рабочее время, а для руководителей процесс движения документов от создания до исполнения станет прозрачнее. Таким образом, внедрение современного ЭДО способствует принятию точных управленческих решений и снижает затраты организации, в том числе связанные с рисками.

Назад Следующий кейс