Внедрение современного документооборота
для «Президент-Отеля»
Специалисты «СофтЭксперт» заменили устаревшую систему документооборота в отеле, который тесно
сотрудничает с представителями государственной власти. Внедрение «1С:Документооборот»
позволило ускорить работу за счет автоматизации бизнес-процессов, сделать контроль за
исполнительской дисциплиной прозрачнее для руководителей, а также сократить количество
ошибок из-за возможного человеческого фактора.
Так как в планах у заказчика была интеграция документооборота с бухгалтерией, мы предложили
реализовать проект на базе «1С:Документооборот государственного учреждения». Важной особенностью
проекта было то, что все задачи необходимо было реализовать на основе типового функционала, без
программных доработок, чтобы систему было проще поддерживать и обновлять самостоятельно.
Далее провели исследование, запросив данные о том, какие виды документов используются, как они
передвигаются в системе (кто согласовывает, кто рассматривает, кто и какие права доступа имеет).
Это позволило составить максимально точные и подробные протоколы, на основании которых в
дальнейшем велась настройка входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.
Выполненные задачи на базе «1С:Документооборот
государственного учреждения 8»:
работа с документами любых типов, поддержка
учета входящих и исходящих документов, обращений граждан,
организационно-распорядительных, информационно-справочных и прочих внутренних
документов;
ведение учета и регистрация входящей и
исходящей корреспонденции, в том числе поступающей и отправляемой по электронной
почте, с автоматической генерацией сквозных регистрационных номеров по настроенным
правилам;
возможность настройки и использования
автоматически заполняемых шаблонов файлов и документов (наименование, автор, дата
создания, сумма договора, реквизиты контрагента) с присоединением и заполнением всех
указанных в шаблоне файлов;
возможность вывода на печать регистрационного штампа документа, который содержит
название организации, регистрационный номер и дату регистрации, штрихкод (на
отдельном листе и поверх титульного листа бумажного документа);
возможность использования сертифицированных механизмов ЭП для подписания и
шифрования документов и файлов.
Кроме того, система документооборота содержит механизм управления
мероприятиями (совещания, собрания, обсуждения, заседания и проч.), с помощью которого можно
организовывать, учитывать и анализировать мероприятия внутри организации, а также создавать
протокол мероприятия и фиксировать исполнение решений протокола.
Работа пользователей также в обязательном порядке протоколируется, внутри ведется учет
рабочего времени для принятия управленческих решений руководителем. При этом для
руководителя настроен рабочий стол, чтобы быстро решать типовые задачи по согласованию,
утверждению, рассмотрению и контролю текущих задач, в том числе с использованием планшета.
Внедрение электронного документооборота необходимо в организациях даже с оборотом
до 100 комплектов, так как с его помощью можно быстро и без ошибок заполнять большие комплекты
документов. Снижение механической нагрузки на сотрудников позволит эффективнее использовать
рабочее время, а для руководителей процесс движения документов от создания до исполнения станет
прозрачнее. Таким образом, внедрение современного ЭДО способствует принятию точных
управленческих решений и снижает затраты организации, в том числе связанные с рисками.