Внедрение 1С:Документооборот

Миграция на новую конфигурацию «1С:Документооборот» в АО УК «Би-Ай Гранум»

Специалисты «СофтЭксперт» реализовали проект миграции на новую конфигурацию «1С:Документооборот» для агропромышленной компании. Это решение позволило решить существовавшие трудности с поддержкой и обновлением системы, ускорить ее работу и существенно сократить количество ошибок ручного ввода.

Клиент

АО УК «Би-Ай Гранум» — агропромышленная группа компаний, более 15 лет развивающая бизнес и инвестиционные проекты на зерновом рынке. Является членом Национальной Ассоциации экспортеров сельскохозяйственной продукции, а также членом Российского Зернового Союза.
Ранее специалисты «СофтЭксперт» с помощью «1С:Документооборот 8 КОРП» автоматизировали 70 рабочих мест в 15 структурных подразделениях компании и продолжали техническую поддержку продукта со всеми доработками.

Ситуация до начала проекта

Еще до начала сотрудничества с нашей компанией, клиент обращался за доработками к другому исполнителю. Этих доработок было очень много, часть из них выполнена некорректно, из-за чего их часто приходилось перезаписывать, а обновление и поддержка ПП были затруднены.
С выходом новой версии программного продукта «1С: Документооборот» стало очевидно, что от большей части доработок можно отказаться без ущерба функциональности, так как настройки можно выполнить с помощью стандартных возможностей системы.

Цель и задачи

Цель — переход на новую конфигурацию «1С:Документооборот 3.0» с сохранением маршрутов и баз документов.

Задачи:

Обновление ПП до последней версии конфигурации «1С:Документооборот 2.1.» для подготовки к миграции.
Объединение архивной базы документов с актуальной для работы с данными.
Миграция на новую конфигурацию с адаптацией настроек маршрутов, прав доступа и доработок.

Сроки внедрения:

В среднем подобный переход занимает 3-4 месяца.

Реализация проекта

Конфигурация «1С:Документооборот 3.0» обладает рядом преимуществ по сравнению с конфигурацией 2.1, которая использовалась клиентом. Это касается интерфейса ПП и его функциональных возможностей.
Новая конфигурация позволяет настроить главный экран рабочего кабинета в соответствии с запросами пользователя. Причем эти настройки выполняются без привлечения программистов непосредственно в кабинете администратора.
Также изменилась система создания и группировки документов. Раньше были доступны стандартные категории, а в новой конфигурации пользователи могут задать категории самостоятельно под свои запросы с учетом различных критериев (возможность задать нумерацию и правила обработки документов в зависимости от группировок).

Этапы работы

Обновление ПП до последней версии. Используемый программный продукт в редакции 2.1 нужно было обновить до последней версии, чтобы настроить автоматическую миграцию на версию 3.0.
Объединение баз. У клиента была архивная база, которая также использовалась в работе, но не была объединена с действующей, поэтому программисты написали программу для выгрузки старой базы и загрузки ее в актуальную для совместного использования.
Выгрузка данных в папку миграции. Данный этап позволил постепенно и без риска потери данных перейти в новую версию программного продукта, так как пользователи продолжали работать в версии 2.1 до полной настройки.
Загрузка данных из папки миграции в версию 3.0. Далее проведена адаптация настроек, маршрутов, прав доступа и доработок под новую версию.
Сдача настроек для проверки пользователями. Параллельно с проверкой провели обучение сотрудников, составили необходимые инструкции и запустили продукт.

При переходе убрали все доработки по согласованному с клиентом списку и привели настройки к стандартному решению. Благодаря этому поддерживать и развивать систему стало легче, скорость ее работы также увеличилась.

Результат

На момент публикации кейса миграция с конфигурации «1С:Документооборот 2.1» на конфигурацию 3.0 с сохранением всех маршрутов и документов выполнена в полном объеме.

Было решено отказаться от большинства доработок и реализовать необходимый функционал с помощью стандартных настроек. Благодаря этому стало проще работать в системе, легче поддерживать и развивать ее.

В ходе проекта был формализован алгоритм заполнения реквизитов документов, что позволило сократить количество возможных ошибок, связанных с ручным вводом при отправке процессов.

Также изменили реестры и доработали часть процессов под требования заказчика после тестирования системы.

Количество доработок всегда влияет на скорость работы и стабильность системы, поэтому важно отслеживать обновления конфигурации и своевременно переходить на новые версии. В этом случае опытные специалисты всегда смогут предложить решение на основе стандартной функциональности или доработку с минимальными изменениями.

Назад Следующий кейс