Внедрение 1С:Документооборот

Построение комплексной системы управления документами и нормативно-справочной информацией для агрохолдинга

Специалисты «СофтЭксперт» в рамках проекта автоматизации создали единую среду на базе продуктов 1С для совместной работы с документами и НСИ для 1000 сотрудников 11 территориально распределённых сахарных заводов и головного офиса «РУСАГРО». Внедренное решение позволило на 30% сократить сроки согласования документов, повысило прозрачность и управляемость процессов для руководства, снизило производственные издержки.

1 000

сотрудников

заводов по всей России

30%

повысилась эффективность

Клиент

ГК «Русагро» — один из крупнейших агрохолдингов России, осуществляющий деятельность по 4-м направлениям: производство сахара, растениеводство, свиноводство, масложировой бизнес. Активы компании рассредоточены по Белгородской, Тамбовской, Свердловской, Воронежской, Самарской, Курской, Орловской областям и Приморскому краю. Штаб-квартира холдинга базируется в Москве. В совокупности в группе компаний работают более 14 000 человек.
Ежегодно одно только сахарное бизнес-направление «Русагро» выпускает по 860 000 тонн продукции, которая продаётся в 80 регионах России и более чем в 15 зарубежных странах. У компании заключены тысячи договоров с дистрибьюторами и торговыми сетями по всему миру.

Ситуация до начала проекта

Для автоматизации документооборота клиент использовал СЭД WSS Docs, но ее функциональных возможностей не хватало для выполнения задач холдинга:

отсутствовали сценарии управленческих и административных ограничений, из-за чего любой авторизованный сотрудник, независимо от занимаемой им должности, мог направить документ по произвольному маршруту согласования, исключить человека из списка согласующих лиц, ограничить доступ к документу;
отсутствовала интеграция СЭД с учётными системами «1С:УПП» и «1С:ЗУП», вследствие чего возникали проблемы двойного ввода данных и «разорванности» процессов (часть их регистрировалась в одной системе, часть — в другой);
отсутствовали инструменты контроля исполнительской дисциплины.

Дополнительные сложности и издержки возникали из-за отсутствия централизованной системы управления нормативно-справочной информацией предприятия. Перекликающиеся справочники приходилось вести отдельно в каждой учётной системе: СЭД, УПП, ЗУП. Соответственно, снижалась продуктивность работы системных администраторов, вынужденных дублировать действия друг друга. Из-за несвоевременного обновления информации в справочнике той или иной учётной системы в работе зачастую использовались неактуальные или неполные данные, что приводило к административным и производственным издержкам.

Цель и задачи

Цель — внедрить интегрированную систему управления документами и нормативно-справочной информацией на сахарном направлении бизнеса с перспективой дальнейшего масштабирования на все остальные направления деятельности предприятия (масложировое, растениеводческое и животноводческое).

Задачи:

автоматизации постановки поручений по документам и контроля их исполнения;
настройка уровней доступа в соответствии с должностными обязанностями;
создание условий для регламентации процедуры создания и ведения справочников на основании корпоративных стандартов и единой методологии;
построение единой системы управления нормативно-справочной информацией на базе решения.

Реализация проекта

Для холдинга приоритетным направлением бизнеса было сахарное, все тендеры проводятся внутри сахарных заводов, все договоры и доп. соглашения также подписываются на местах, поэтому было принято решение начать внедрение именно с него.
Делопроизводственные процессы автоматизировались преимущественно на самих сахарных заводах, здесь же была установлена система «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией». Дополнительно для упорядочивания и реорганизации системы мы предложили использовать «1С:Документооборот».
Связка систем «1С:Документооборот» и «1С:MDM» внедрена в головном офисе группы компаний «РУСАГРО» и на 11 сахарных заводах, разбросанных по всей территории России (Тамбов, Белгород, Орёл, Приморье). Всего автоматизировано около 1000 рабочих мест.

В рамках внедрения системы «1С:Документооборот» автоматизировано 17 функциональных блоков, включая:

Делопроизводство,
Процессы маркетинга,
Организационно-распорядительные документы,
Договорная работа,
Тендерная деятельность,
Инвестиционные проекты.

Под индивидуальные требования заказчика были доработаны такие модули СЭД, как:

Служебные записки HR («Отчет об использовании личного транспорта в служебных целях», «Совмещение должностей»)
Договорная деятельность («Учёт ковенантов»)
Товарный кредит («Отзыв товарного кредита»)

Не менее обширный блок работ был выполнен и в рамках построения единой системы управления НСИ на базе решения «1С:MDM».

Проведена нормализация и сформированы единые для всех информационных систем справочники: «Организации», «Структура предприятия», «Структура ЦФО», «Финансовые статьи», «Должности», «Пользователи информационных систем» с профилями полномочий, «Контрагенты», «Договоры контрагентов»
Реализован механизм централизованного ведения единых справочников
Реализован механизм интеграции справочника «Пользователи информационных систем» с Active Directory
Настроена интеграция «1С:ДО» и «1С:УПП» в части реестров имущества, работы с доверенностями, отзыва товарного кредита, односторонней передачи данных о зарегистрированных документах вида «Инвестиционный проект СБН» из СЭД в «1С:УПП»
Система «1С:MDM» интегрирована с сервисом «1СПАРК Риски Плюс»

Дополнительная специфика проекта заключается в адаптации СЭД под стандарты используемой на предприятии международной системы менеджмента качества «Эверест».

Специалисты «СофтЭксперт» реализовали логику «Эвереста» в «1С:Документообороте» и разработали все необходимые отчёты. С целью адаптации под регламенты СМК в СЭД был полностью переделан модуль «Мероприятия». Теперь весь сценарий работы с отклонениями и инцидентами, начиная от заполнения анкет и заканчивая формированием отчётов, полностью автоматизирован в «1С:Документообороте».
Аналогичным образом в программе прописаны схемы проведения внутризаводских совещаний и заседаний по методике СМК «Эверест», регламентирован весь жизненный цикл ежегодных / ежеквартальных аудитов в масштабах агрохолдинга.
В результате созданная СЭД служит тем же целям, что и применяемая система менеджмента качества — оптимизации и ускорению бизнес-процессов, минимизации трудозатрат и исключению лишних кадровых звеньев.

Функциональная схема автоматизации сахарных заводов:

Результат

Масштабный проект внедрения позволил создать единую среда для совместной работы с документами и НСИ для 1000 сотрудников 11 территориально распределённых сахарных заводов и головного офиса «РУСАГРО».

Руководство компании получило доступ к отчётам по срокам исполнения документов. Теперь гендиректор может посмотреть, сколько участников в каких бизнес-процессах задействовано, быстро выявить лишние или тормозящие работу звенья, перераспределить задачи в случае необходимости. В итоге удаётся предотвращать обусловленные человеческим фактором просрочки.

Внедрение «1С:MDM» позволило решить проблему дублирования функций. Независимо от того, заводится ли документ в «1С:Документообороте» или «1С:УПП», он автоматически отображается, доступен для редактирования и согласования в интерфейсах обеих систем.

Благодаря интеграции «1С:Документооборот» с «1С:УПП» и настройки чётких маршрутов движения документов на 30% сократились сроки их согласования, что позволило повысить оперативность принятия управленческих решений и их исполнение. В результате стали быстрее осуществляться бизнес-процессы в целом.
Построение единой системы управления нормативно-справочной информацией на базе решения «1С:MDM» позволило сократить производственные и административные издержки, обусловленные использованием неактуальной или неполной НСИ.

Для холдингов и предприятий с крупной федеральной сетью особенно важно организовать работу документооборота, а также создать единую систему с четкой регламентацией процедуры создания и ведения справочников на основании корпоративных стандартов и единой методологии. Такая система существенно сокращает производственные и административные издержки, повышает управляемость и прозрачность основных бизнес-процессов для руководителя и снижает количество ошибок и неточностей в итоговой отчетности.

Назад Следующий кейс