Внедрение 1С:Документооборот

Автоматизация документооборота для создания электронного архива актов оказания услуг

Специалисты «СофтЭксперт» разработали интеграционный модуль для «1С:Документооборот» и «1С:Бухгалтерия», с помощью которого обеспечивается автоматическое формирование архива электронных образов актов оказания услуг в компании заказчика.

В результате снизились временные затраты при работе с бухгалтерской и договорной документацией, сократились трудозатраты и вероятность ошибок, исключены случаи потери документов.

Клиент

К нам обратился заказчик, основной деятельностью которого является оказание услуг в сфере B2B. Специфика бизнес-процессов заключается в большом количестве договорной и бухгалтерской документации, которые требуют организованного хранения в течении продолжительного времени.

Ситуация до начала проекта

Заказчик уже использовал программные продукты 1С для организации работы с большим объемом договоров, спецификаций, актов оказания услуг и другой договорной и бухгалтерской документации.
При этом договорная деятельность от создания и согласования проекта до утверждения и регистрации ведется в системе «1С:Документооборот», а работа с актами оказания услуг — в «1С:Бухгалтерия».
Заказчику необходимо было создать хранилище для всей документации и свести к минимуму количество ручных операций, то есть автоматизировать формирование архива и дальнейшую работу с ним.

Цель и задачи

Цель — обеспечение автоматического формирования архива электронных образов актов оказания услуг.

Задачи:

обеспечить хранение электронных образов актов оказания услуг,
обеспечить быстрый и удобный поиск договоров и актов оказания услуг,
исключить случаи потери документов.

Реализация проекта

После обсуждения с клиентом технического задания специалисты «СофтЭксперт» предложили разработать интеграционный модуль, который обеспечивает совместную работу систем «1С:Документооборот» и «1С:Бухгалтерия». Мы произвели настройку плана обмена для целевых объектов (документов) и справочников, а также таймера синхронизации, отвечающего за периодичность передачи информации между системами.

Механизм работы электронного архива

ШАГ 1

Автоматическое создание связанного с договором акта в «1С:Документооборот» при создании акта оказанных услуг в «1С:Бухгалтерия».

ШАГ 2

Отправка акта по системе внешнего документооборота ЭДО для подписания контрагентом. Подписанные акты получают статус «Завершен».

ШАГ 3

В систему документооборота передается файл печатной формы акта оказания услуг в формате .pdf и архив с сертификатами электронной подписи.

ШАГ 4

Переданные данные прикрепляются к уже существующей карточке акта. Карточка документа получает статус «Подписан», поле «Этап» заполняется значением «В архиве».

Система документооборота выполняет роль хранилища электронных образов, работающую по принципу разового ввода информации (т.е. документ вводится в одной системе один раз).Архив предоставляет быстрый и удобный поиск бухгалтерской документации по контрагентам и регистрационным номерам с учетом диапазона дат. Каждый документ в архиве обладает связями с другими документами, позволяющими видеть картину выполнения работ по договору в полном объеме.

Результат

Интеграционный модуль, разработанный в рамках реализации решения, позволяет направить любой файл документа, находящийся в «1С:Документооборот», в «1С:Бухгалтерия» в виде произвольного электронного исходящего документа, который также можно направить контрагенту для подписания по ЭДО.

В результате реализации решения:

обеспечено структурированное хранение электронных образов актов оказания услуг;
обеспечен быстрый и удобный поиск договоров и актов оказания услуг;
исключены случаи потери документов;
количество действий пользователей максимально сокращено, процесс автоматизирован.

Автоматизация работы с документацией и настройка ЭДО — одна из ключевых задач для современного бизнеса. Такая оптимизация позволяет сократить трудозатраты и снизить риск ошибок и утраты документов, которые существуют при ручном вводе. Внедрение ЭДО ускоряет и упрощает работу с контрагентами, делая для руководителя каждый этап прозрачным и управляемым.